Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist seit dem 25. Mai 2018 in Kraft und stellt Friseure und Kosmetikinstitute vor neue Herausforderungen. Jeder Friseur, der beispielsweise eine Kundendatei führt oder Online-Reservierungen anbietet, muss spätestens mit diesem Datum einige neue gesetzliche Regelungen beachten. Um hohe Strafen zu vermeiden, ist es entscheidend, die Vorgaben einzuhalten und ein DSGVO-konformes Kassensystem zu nutzen.
Wichtige Aspekte der DSGVO für Friseure
Die DSGVO betrifft Dienstleistungsunternehmen mit Kundenterminen, also in den meisten Fällen auch Friseure. Das Verarbeiten dieser Daten ist nicht ungesetzlich. Sie sind verpflichtet, Ihre Kunden darüber zu informieren, dass Sie ihre Daten verarbeiten.
Darüber hinaus müssen Sie Ihre Kunden über die Dauer, die Rechtsgrundlage und den Zweck der Speicherung informieren. Auch Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls Ihres Datenschutzbeauftragten sollten Sie Ihren Kunden im Falle einer Datenverarbeitung mitteilen. Einem Kunden, welcher einfach einen Termin bei Ihnen buchen möchte, all diese Daten während des Erstgespräches mitzuteilen, scheint komplex.
Rechte der Kunden
Ihre Kunden haben das Recht, alle über sie gespeicherten Daten einzusehen oder auch löschen zu lassen. Als Verarbeiter dieser Daten müssen Sie die gesetzlich festgelegte Frist einhalten, um dem Kunden seinen diesbezüglichen Wunsch zu erfüllen.
Pflichten des Friseurs
Sie sind verpflichtet, Ihren Kunden eine Datenschutzerklärung zur Verfügung zu stellen, in welcher Sie Ihre Kunden ausführlich zur Verarbeitung von Daten in Ihrem Unternehmen informieren. Wenn Sie bei der Verarbeitung von Daten eine Terminbuchungs- oder Kassensoftware nutzen, geben Sie die Daten in der Regel an einen Drittanbieter weiter.
Die Belbo Business Software GmbH mit Sitz in Berlin ist an die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen gebunden. Alle von uns mit Daten betraute Unterauftragnehmer sind ebenfalls zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen gemäß DSGVO verpflichtet oder verfügen über eine Zertifizierung gemäß des "Privacy Shield" Übereinkommens.
DSGVO-konforme Lösungen
Belbo bietet Ihren Kunden die Möglichkeit, diese Daten auf sicherem Weg selbstständig abzufragen oder zu löschen, ohne, dass Sie sich darum kümmern müssen. Damit erfüllen Sie die gesetzlichen Pflichten ganz automatisch. Sollten Sie Daten speichern, welche unter das Berufsgeheimnis fallen, können Sie die entsprechenden Datenfelder jedoch vor der Abfrage verbergen. Dazu gehören im Friseurhandwerk zum Beispiel Farbrezepturen.
Kunden, welche die Löschung der eigenen Daten bei Ihnen wünschen, werden DSGVO-konform aus der Kundendatenbank entfernt. Aus steuerlichen Gründen sind Sie zur Aufbewahrung Ihrer Daten für bis zu 10 Jahre verpflichtet. Dies gilt ebenfalls, Wenn Sie neben dem Belbo Kalender und der Onlinebuchung auch das Belbo Kassensystem nutzen.
Mit unserem Kassensystem COMCASH 4.0 lässt sich bereits jetzt datenschutzkonform arbeiten. Außerdem arbeiten wir gerade an der Umsetzung einer Automatisierung, die es den Saloninhabern noch einfacher machen wird, per Knopfdruck alle relevanten Daten für die Auskunft auf einen Blick darzustellen bzw. auszudrucken und eine Löschung unter Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen durchzuführen.
Lokale Datenspeicherung vs. Cloud-Systeme
Ab dem 25.5.2018 ist die EU-DSGVO anzuwenden, wonach sich alle Cloud-Datenserver, auf denen der Saloninhaber personenbezogene Daten speichern möchte, innerhalb der Europäischen Union befinden müssen. Der sicherste Weg ist sicherlich die Entscheidung für ein System mit lokaler Datenspeicherung, da der Saloninhaber die Daten selbst verwaltet und sie nicht auf externen Speichern in der Cloud abgelegt werden.
Wenn es durch ein Online-Terminbuchungssystem unumgänglich ist, auch ein Teil der Daten mit in eine Cloud zu übertragen, ist es sinnvoll ein System zu wählen, welches in sich geschlossen ist und nicht über technische API-Schnittstellen zu Fremdsystemen arbeitet. Zum einen muss man bei jedem weiteren Fremdanbieter erfragen, wie die Daten verarbeitet und gespeichert werden. Zum anderen müssen ggf. Wenn man auf Cloud-Systeme zurückgreifen möchte, sollte man potenzielle Anbieter auch auf eine vorhandene ISO-Sicherheitszertifizierung wie z. B. achten.
Kassensysteme und ihre Funktionen
Unser Tillhub Kassensystem für Friseure bietet Dir die Flexibilität, die Du Dir in Deinem Salon wünschst. Die Tillhub Friseur Kasse ist trotz der vielen nützlichen Funktionen kinderleicht zu bedienen. Biete Deinen Kunden Online Terminbuchungen mit unserem Kassensystem Friseur.
Mit einem digitalisierten Point-of-Sale machst Du bei Kunden den richtigen Eindruck, nämlich am Puls der Zeit. Durch eine Integration mit Terminanmanagement hast Du einen perfekten Überblick über Deine Kundentermine. Keine Zettelwirtschaft mehr, denn Kunden können ganz bequem und einfach online buchen. Mit diesem schlauen Tool senkst Du Wartezeiten und beugst Terminausfällen vor.
Als Friseur möchtest Du Dich auf Kunden, Haarschnitte und die Weiterentwicklung Deines Friseursalons konzentrieren, schließlich ist das Deine Leidenschaft. Gesetze können diese Leidenschaft hemmen, dessen sind wir von Tillhub uns bewusst. Deshalb haben wir das Kassensystem Friseur entwickelt. Damit Du Dich wieder auf die schönen Aufgaben konzentrieren kannst und die Abrechnungen einfach nebenher laufen.
Viele neue Gesetze und Vorschriften, insbesondere wenn es um Kassenführung und Daten geht, machen es den Friseuren erstmal nicht einfacher. Im Blickpunkt der Kassennachschau stehen dabei die Verfahrensdokumentation und die Einzel-Aufzeichnungspflicht. Da neben einigen Formalitäten unter anderem überprüft wird, ob sämtliche Geschäftsvorgänge ordnungsgemäß protokolliert sind und der Bargeldbestand in der Kasse centgenau mit dem Sollbestand laut Kassenbuch übereinstimmt, stellt die Erfüllung dieser Auflagen für die meisten Salons eine große Herausforderung dar.
Wichtige Punkte für Salonbetreiber bei der Kasse:
- Neue Vorschriften zur Kassenführung seit Anfang 2018
- Einzelaufzeichnungspflicht
- Offenlegung gespeicherter Daten auf Kundenwunsch
Mit unserer Friseur-Kasse haben wir ein Kassensystem entwickelt, das sämtlichen Anforderungen eines modernen Friseur-Salons genügt, aber gleichermaßen auch für den traditionellen Friseur von nebenan geeignet ist. Unsere Kassensysteme ermöglichen die klassische Barzahlung und eine bequeme Kartenzahlung. In der Kassensoftware können häufig gebuchte Dienstleistungen für den Schnellabruf programmiert werden - etwa Schneiden, Färben, Stylen.
Die Friseur-Kassen von Relotec® ermöglichen einen einfachen Einstieg und erfordern keine Vorkenntnisse. Die Relotec®-Friseurkassen garantieren Ihnen absolute Rechtssicherheit. Sie sind mit einer Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet und zu 100 Prozent GoBD-konform.
In all unseren Friseur-Kassensystemen ist eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) integriert. Diese sorgt dafür, dass alle Einzelaufzeichnungen so erfasst werden, dass keine nachträgliche Veränderung (und somit Manipulation) möglich ist. GoBD steht für die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".
Wenn Sie personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten und mehr als 9 Personen damit ständig beschäftigt sind, dann müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Da sowohl die erhobenen und verarbeiteten Daten aber bei jedem Unternehmen sehr unterschiedlich sein können (Name, Adresse, verschiedene Telefonnummern, Gesundheitsdaten, Fotos der Kunden, Termindaten usw.), als auch die Verfahrensweisen mit Datensicherheit sowie der berechtigten Personen sehr individuell sind, muss jede Vorlage entsprechend den eigenen Bedürfnissen erstellt und anschließend rechtssicher von z. B. einem Anwalt abgenommen werden.
Für Musterformulare und Leitfäden wenden Sie sich am besten an die Datenschutzbehörde Ihres Bundeslandes. Sobald Ihnen die Einwilligung Ihrer Kunden vorliegt, können Sie in der aktuellen COMCASH-Version die entsprechende Kundenkartei mit der Option “Einwilligung (DSGVO) liegt vor” kennzeichnen.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Löschen von Kundendaten | Entfernt die Kundenkartei aus COMCASH. |
| Löschen und Pseudonymisieren | Ersetzt den Namen des gelöschten Kunden in der Historie und den Auswertungen. |
| Suchfilter | Ermöglicht das Suchen und Markieren von Kunden basierend auf dem letzten Besuch. |
| Passwortschutz | Aktiviert den Passwortschutz für diverse Programmteile oder das Starten von COMCASH. |
Es ist deshalb wichtig, dass Sie in Ihrer Einwilligungserklärung diesen Punkt mit aufnehmen und von jedem Kunden diese Erlaubnis einholen. Zusätzlich stellen wir Ihnen auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag zur Verfügung.
Ihre Mitarbeiter sollten entsprechend über den ordnungsgemäßen Umgang mit personenbezogenen Daten aufgeklärt werden. Außerdem sollten Sie sich eine Verschwiegenheitserklärung der Mitarbeiter unterschreiben lassen. Auch hierzu finden Sie entsprechende Vorlagen/Muster auf den Webseiten der Datenschutzbehörden zum Download. Diese müssen Sie dann entsprechend Ihren Bedürfnissen anpassen und sollten diese im Anschluss noch einmal rechtssicher von z. B. einem Anwalt prüfen lassen.
Unter den Verarbeitungstätigkeiten im Sinne des Datenschutzes versteht man alle Vorgänge im Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten. Also alle Vorgänge, bei denen Sie, Ihre Mitarbeiter oder Kollegen mit Informationen in Kontakt kommen, hinter denen reale Personen stehen. Diese Verfahren werden im Verfahrensverzeichnis beschrieben.
Moderne Friseur Software
Bei Friseur Software handelt es sich um eine Art Kassensystem, das speziell für Friseursalons entwickelt wurde. Diese Salon Software umfasst verschiedene Module. Innovative Friseure nutzen Salon Software, um tägliche Abläufe wie Kundenverwaltung, Terminmanagement und Buchhaltung effizienter zu gestalten.
Viele Friseure entscheiden sich für eine Salon Software, um Geschäftsabläufe zu automatisieren und optimieren. Mit einer digitalen Kasse steigerst du die Effizienz im Betrieb. Du kannst deine Software dementsprechend nutzen, um die Kundenbindung zu erhöhen. Und zwar, indem du für ein großartiges Salon-Erlebnis sorgst.
Die passende Salon Software bietet dir eine Reihe praktischer Tools. Flexibel und ortsunabhängig: Moderne Friseur Software ist plattformunabhängig und somit überall und jederzeit nutzbar. Egal, ob auf deinem Laptop, PC, Smartphone oder Tablet. Wertvolle Zeitersparnis: Einfach in der Bedienung, schnell erlernbar. Einfaches Kundenmanagement: Termine, Geburtstage, Umsatz - es gibt viele Daten, die du im Zusammenhang zu deinen Kunden erfassen möchtest.
helloCash, Teil der team.blue Familie, ist eine Kassenlösung für kleine Unternehmer mit 45.000 Kunden in ganz Europa. Moderne Friseur Software punktet mit etlichen Funktionen. Aktualität: Auf Stress mit dem Finanzamt hat kein Friseur Lust. Ein GoBD-konformes Kassensystem für Friseure dient als Leitplanke für ordnungsgemäße Kassenführung.
Wie wäre es, wenn du deine Kasse überall dort nutzen könntest, wo du gerade unterwegs bist? Via Tablet, Smartphone oder Laptop? Mobile Kassensysteme bieten dir eine enorme Flexibilität. Eine TSE sorgt für ordnungsgemäße Kassenführung. Je einfacher du die Daten deiner Kasse speichern und ablegen kannst, desto besser.
Dein Team und du sollten Spaß am Umgang mit der Friseur Software haben. Dementsprechend steht die Benutzerfreundlichkeit im Fokus. Wenn Probleme auftreten, sollte der Kundensupport schnell und einfach erreichbar sein. Im Idealfall läuft Friseur Software auf einer Vielzahl von Geräten.
Du weißt jetzt, dass eine moderne Software nicht nur die Terminplanung, sondern auch viele weitere Aufgaben übernehmen kann. In Deutschland gibt es 85.000-90.000 Salons, davon rund 30.000 Kleinstsalons und nur ca. 500 Filialisten.
Waschen, Haare schneiden, Färben und Föhnen zählen zwar zu den Haupttätigkeiten im Friseursalon, doch damit ist es längst nicht getan. Wer einen erfolgreichen Salon führt, der hat noch eine Vielzahl an Verwaltungsaufgaben zu erledigen. Zum Beispiel Terminplanung, Personalplanung, Bestandsführung, Kundenbetreuung, Buchhaltung, Kassensystem und Marketing.
Es ist wichtig, diese Bereiche effizient zu koordinieren, um den reibungslosen Ablauf des Salons sicherzustellen und langfristig die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. Dies erfordert Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit und ein gutes Zeitmanagement.
Phorest ist eine All-in-one-Salon-Management-Plattform, die es Salons und Kosmetikinstituten ermöglicht, alle Aspekte ihres Geschäfts mit einem Tool zentral zu verwalten. Mit integrierten Funktionen können Dienstleistungen, Produkte oder Gutscheine verkauft werden. Das Kassensystem ermöglicht es, Zahlungen in verschiedenen Formen anzunehmen und verbindet sich mit Lagerbeständen, Kunden-Treueprogrammen und Finanzsystemen.
Die Software ist gesetzeskonform konzipiert, zudem GoBD-, RKSV- und KassenSichV-konform und zusätzlich von Fiskaltrust geprüft.Mit PhorestGo haben Besitzer:innen ein Tool an der Hand, um ihren Salon bequem und effizient zu verwalten. Barcodes für die Inventur werden einfach gescannt und die Kundschaft kann digitale Formulare am Smartphone ausfüllen.
Kund:innen können ihre Beratungsformulare DSGVO-konform auf dem iPad oder Tablet ausfüllen und direkt in ihrem Kundenprofil speichern. Es besteht auch die Möglichkeit, eigene benutzerdefinierte Formulare zu erstellen und einer bestimmten Dienstleistung zuzuordnen. Durch die automatische Aktualisierung von Kundeninformationen aus den Datensätzen sparen Anwender:innen Zeit und bleiben stets auf dem neuesten Stand. Zudem lässt sich zur Absicherung über eine Formular-Funktion das Marketing-Einverständnis von der Kundschaft einholen.
Mit Phorest lassen sich Buchungen sowohl über das Telefon als auch online durchführen. Alle Termine werden an einem zentralen Ort organisiert, um doppelte Buchungen zu vermeiden. Zudem können Kund:innen auf die Warteliste für Stornierungen gesetzt werden, falls kein Termin verfügbar ist. Durch maschinelles Lernen wird der Terminplan optimiert und sichergestellt, dass alle Termine nahtlos gebucht werden können.
Besonders hervorzuheben ist der kundenorientierte Support und die engagierte Betreuung durch das Phorest-Team. Die Software von Phorest wurde speziell für Premium-Salons in der Beauty-Branche entwickelt und bietet umfangreiche Funktionen zur Verwaltung von Terminen, Kundschaft, Kassensystem, Marketing und Finanzen.
Phorest bietet zudem die Entwicklung einer eigenen Salon-App an, die es Kund:innen erleichtert, Termine zu buchen, umzubuchen und zu verwalten. Die Anwender:innen können entscheiden, welche Mitarbeiter:innen und Dienstleistungen in der App gebucht werden. Zudem können auch Anzahlungen von der Kundschaft verlangt werden, um No-Shows zu verhindern.
Mit der neuen Onlineshop-Funktion von Phorest können Salons schnell und einfach ihren eigenen Onlineshop einrichten und mit dem Lagerbestand und der Kundenkartei verbinden. Die smarte Marketingsuite ermöglicht es, Kund:innen nach ihrer Verkaufshistorie oder vergangenen Dienstleistungen zu filtern und gezielt anzusprechen. Durch das Online-Gutschein-Feature können sie rund um die Uhr Gutscheine kaufen, auch wenn das Geschäft geschlossen ist.
Das intuitiv bedienbare Tool erfüllt alle Anforderungen von Salonbesitzer:innen, Rezeptionist:innen und weiterem Fachpersonal. Kostenloser, schneller Support und Business-Beratung von Phorest sowie detaillierte Berichte helfen dabei, Finanzen zu verwalten und den Marketing-Erfolg zu messen.
Mit der richtigen Kassensoftware können Sie sich viel Arbeit, Stress und Sorgen ersparen. Aber welche Kasse ist die Richtige?
Professionelle Kundendatenbank CRM DSGVO konform ! Teil 1
tags: #DSGVO #konformes #Kassensystem #Friseur