Seit 2020 verpflichtet die Belegausgabepflicht - besser bekannt als Bonpflicht - alle Unternehmer mit einem elektronischen Kassensystem, ihren Kunden beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen einen Beleg auszuhändigen. Dies gilt auch für Friseure. Wir erklären, was hinter der Vorschrift steckt und was der neue Kassenbon enthalten muss.
Die Kassenbonpflicht soll kein lästiges Übel für Unternehmen oder Kund:innen darstellen, sondern ein wichtiges Instrument zur Bekämpfung von Steuerbetrug und zur Förderung von Transparenz und Steuergerechtigkeit sein.
Was ist die Belegausgabepflicht?
Das Gesetz zur Belegausgabepflicht (umgangssprachlich Bonpflicht) gilt in Deutschland seit 2020. Es verpflichtet Unternehmer, bei Nutzung elektronischer Kassensysteme für jeden Kunden einen Beleg auszustellen. In Deutschland bezeichnen Belegausgabepflicht und Bonpflicht denselben Sachverhalt.
Begriffsklärung: Bon, Beleg, Quittung und Rechnung
Umgangssprachlich werden „Bon“, „Beleg“, „Quittung“ und „Rechnung“ sehr häufig synonym verwendet. Beleg ist der Oberbegriff: Darunter versteht man alle Dokumente, welche als Nachweis eines geschäftlichen Vorgangs dienen. Grundsätzlich gilt: keine Buchung ohne Beleg.
- Rechnung: Eine Rechnung wird verwendet, um Leistungsempfängern über fällige Entgelte zu informieren.
- Quittung: Eine Quittung wiederum bestätigt den Empfang einer Zahlung oder einer Leistung.
Wer ist von der Bonpflicht betroffen?
Jeder Unternehmer mit einem elektronischen Kassensystem ist grundsätzlich verpflichtet, jedem Kunden einen Kassenbon auszuhändigen. Dies gilt auch für kleinste Beträge. Eine Bagatelle-Grenze, unterhalb derer die Bonpflicht nicht gilt, existiert nicht.
Warum gibt es die Kassenbonpflicht?
Die Belegausgabepflicht wurde eingeführt, um Steuerhinterziehung durch Manipulation von Kassensystemen zu verhindern. Ziel der Regelung ist es, durch zusätzlich aufgedruckte Daten auf dem Beleg, steuerrelevante Grundaufzeichnungen zu schützen und die Kassen-Nachschau effizienter zu machen. Hintergrund der Entstehung der Regelung ist, dass durch nachträgliche Änderungen in Kassen erhebliche Steuerausfälle entstanden sind.
Was muss auf dem Kassenbeleg stehen?
Die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben auf einem Kassenbon sind in § 146a Abs. 2 Abgabenordnung (AO) festgelegt. Mittlerweile benötigt der Kassenbon nur noch einen QR-Code, über den alle TSE-Angaben abrufbar sind.
Ab 1. Januar 2024 werden die Pflichtangaben auf den Kassenbons erweitert. Dann müssen sowohl die Seriennummern des elektronischen Aufzeichnungssystems als auch des Sicherheitsmoduls mit auf den Kassenbons angegeben werden. Auch der Prüfwert und der fortlaufende Signaturzähler müssen ab 2024 auf den Bons stehen.
Durch eine Ergänzung des Paragrafen 6 Satz 2 KassenSichV ist es möglich, dass auf einem Beleg bestimmte Angaben nicht in für einen Menschen lesbarer Form aufgedruckt werden müssen, sondern in einem QR-Code dargestellt werden können. So kann die Beleggröße reduziert werden.
Hier eine Übersicht der Pflichtangaben:
| Angabe | Beschreibung |
|---|---|
| Unternehmensdaten | Name und Adresse des Unternehmens |
| Datum/Zeit | Datum und Uhrzeit des Kassiervorgangs |
| Art/Menge | Art und Menge der gelieferten Gegenstände bzw. Dienstleistungen |
| Entgelt und Steuer | Entgelt und Steuerbetrag sowie Umsatzsteuersatz |
| Seriennummern | Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und des Sicherheitsmoduls (ab 2024) |
| Prüfwert | Prüfwert (Signatur) (ab 2024) |
| Signaturzähler | Fortlaufender Signaturzähler (ab 2024) |
Wie kann der Kassenbon ausgehändigt werden?
Du entscheidest selbst, ob Du den Kassenbeleg in elektronischer oder Papierform anbietest. Klassischerweise werden Kassenbons in Papierform ausgehändigt. Doch muss der Bon immer gedruckt sein? Nein! Der Gesetzgeber erlaubt auch digitale Belege, um unnötigen Papierkram zu vermeiden.
Wichtig: Die Kund:innen müssen der digitalen Bereitstellung zustimmen. Tun sie das nicht, ist ein Papierbeleg zu erstellen.
Wer eine elektronische Kasse betreibt und seinen Kunden einen elektronischen Beleg anbietet, muss sicherstellen, dass der Bon dem Kunden tatsächlich zugänglich ist. Außerdem muss der Beleg einsehbar sein: Bei der Wahl einer geeigneten elektronischen Form muss der Beleg in einem standardisierten Format zur Verfügung gestellt werden (z. B. PDF).
Der digitale Kassenbon mit anybill
Kann man sich von der Bonpflicht befreien lassen?
Prinzipiell ist eine Befreiung von der Belegausgabepflicht möglich. Voraussetzung für die Befreiung ist sachliche oder persönliche Härte. Eine Befreiung wird von der Finanzverwaltung nur auf Antrag und in Härtefällen ausgestellt (§ 146a Abs. 2 AO Befreiungstatbestand). Normalerweise erfolgt dies in Einzelfällen aus Zumutbarkeits-/Praktikabilitätsgründen. Das kann z. B. bei Massengeschäften im Freien der Fall sein.
Auch wenn Du von der Bonpflicht befreit bist, kann Dein Kunde trotzdem eine Quittung verlangen.
Was passiert, wenn man die Kassenpflicht nicht erfüllt?
Im November 2019 gab das BMF bekannt, dass bei Missachtung der Belegausgabepflicht bis auf Weiteres keine Bußgelder verhängt werden. Der Verstoß gegen die Bonpflicht ist erstmal keine strafbare Handlung. Daher führen Kassenprüfer Testkäufe durch.
Stellt der/die Prüfer:in fest, dass keine oder nicht korrekte Bons ausgegeben wurden, wird der Umsatz deines Unternehmens geschätzt und nachträglich versteuert. Das kann teuer werden.
Die Meldepflicht
Eigentlich müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2020 neue elektronische Registrierkassen innerhalb eines Monats dem Finanzamt melden. Eine Möglichkeit zur Übermittlung wird ab dem 1. Januar 2025 über „mein Elster“ zur Verfügung gestellt.
Wichtig: Elektronische Aufzeichnungssysteme die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
Zur Meldung müssen folgende Angaben übermittelt werden:
- Name des Steuerpflichtigen
- Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
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