Elektronische Kasse für Friseure: Pflichten und Umstellung

Die Digitalisierung macht auch vor Friseursalons nicht halt. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht und der Registrierkassenpflicht stehen Friseure vor neuen Herausforderungen und Pflichten. Dieser Artikel soll einen umfassenden Überblick über die aktuellen Bestimmungen und notwendigen Schritte geben.

E-Rechnungspflicht für Friseure ab 2025

Die E-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 zur Pflicht im Friseursalon geworden. Denn seit Januar 2025 müssen ALLE Unternehmen in Deutschland - auch Friseure - E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat in seinem rechtsverbindlichen BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 eindeutig klargestellt, was E-Rechnungen sind. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Papierrechnung oder einem PDF-Dokument, welches nur zur Ansicht dient, erfüllt eine E-Rechnung spezielle Anforderungen, die durch den technischen Standard der europäischen DIN-Normenreihe EN 16931 definiert und strukturiert werden.

Die Digitalisierung ist in der Buchhaltung angekommen, und das ist gut so. Angst braucht kein Friseur zu haben, denn Technik ist kein Hexenwerk! Wer ein Smartphone bedienen kann, wird nach kurzer Eingewöhnung auch mit der Handhabung digitaler Belege einfach zurechtkommen. Die Zeiten des semianalogen Zahlungsverkehrs und der Übergabe von Papierpaketen an den Steuerberater sind bald vorbei.

Herkömmliche Papier- und PDF-Rechnungen müssen bisher von Hand digitalisiert oder durch Texterkennungssoftware (OCR) ausgelesen werden. Die Datenübernahme aus Texterkennungssoftware muss zudem händisch auf Richtigkeit kontrolliert werden. Das macht den Zahlungs- und Buchhaltungsprozess derzeit noch sehr langsam und fehleranfällig. Mit der E-Rechnung werden solche Tätigkeiten zukünftig wesentlich schneller und mit viel geringerem Fehlerpotenzial von der Hand gehen. Die Daten können dann direkt aus der Rechnungs-Datei ins Buchhaltungssystem und/oder in die Banking-Software importiert werden, ohne manuelle Eingabe bzw.

Das senkt nicht nur den Arbeitsaufwand für den Zahlungsverkehr und die Buchhaltung, sondern auch die Rechtssicherheit der ordnungsgemäßen Buchhaltung. Auch die Kosten für Papier, Druck, Porto, Ordnersysteme und Aktenlagerraum werden durch die Abschaffung der Papierrechnung erheblich reduziert. Die digitale Speicherung reduziert zudem den Platz- und Ressourcenbedarf für die Belegaufbewahrung während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Zu guter Letzt wird unser Klima uns diese Maßnahme danken.

Übergangsfristen und Ausnahmen

Die Einführung der E-Rechnung findet in mehreren Stufen statt. Es gibt also einige Übergangsfristen zu beachten. Diese Fristen sind jedoch nur für größere Unternehmen ab 800.000 € Jahresumsatz relevant.

1. Rechnungseingang: Seit 01.01.2025 müssen ALLE Friseure (auch Kleinunternehmer) in der Lage sein, eingehende E-Rechnungen zu lesen, in der Buchhaltung und im Banking zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Als Rechnungsempfänger sind wir zur Annahme der E-Rechnung verpflichtet.
2. Rechnungsausgang: Spätestens ab diesem Datum müssen auch kleinere Unternehmen wie Friseursalons all ihre Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) zwingend als E-Rechnung ausstellen und versenden können.

Wie könnte es in Deutschland auch anders sein? Zu jeder Regel gibt es mehrere Ausnahmeregeln. Kleinunternehmer: Friseure, die als Kleinunternehmer gemäß §19 Umsatzsteuergesetz (UStG) gemeldet sind, sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen.

Wir Friseure müssen eher selten mal selbst eine Rechnung an einen anderen Unternehmer schreiben. Für solch seltene Fälle, in denen wir tatsächlich mal eine E-Rechnung erstellen müssen, lohnt es sich NICHT, extra eine Software zur E-Rechnungsverwaltung anzuschaffen. Dafür gibt es für uns Friseure schon kostenlose Tools. Eines davon funktioniert sogar, ohne dass Sie sich dort mit Ihren Daten anmelden müssen. Empfangen tun wir Friseure aber jede Menge an Rechnungen (z.B. von unseren Zulieferfirmen, von unserem Vermieter, von der Berufsgenossenschaft, dem Stromanbieter, der GEMA und, und, und… ). Diese Rechnungen werden nun immer häufiger als E-Rechnung bei uns eintrudeln. Deshalb sind auch wir Friseure seit Januar 2025 gesetzlich verpflichtet, diese eingehenden E-Rechnungen entsprechend verarbeiten zu können.

Formate von E-Rechnungen

Die Daten einer E-Rechnung sind in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z. B. einer XML-Datei) abgelegt, sodass sie automatisiert verarbeitet werden können.

1. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland FeRD): Es kombiniert ein lesbares PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei. „Das ZUGFeRD-Format wird uns Friseuren in der Anfangsphase der E-Rechnung am häufigsten begegnen“, ist Scheffler sich sicher. „Für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) - besonders zwischen kleineren Unternehmen - ist es aufgrund der maschinellen Verarbeitbarkeit in Kombination mit der visuellen Lesbarkeit einfach ideal für den Übergang.“ Deshalb geht Guido Scheffler davon aus, dass die meisten Zulieferer von Friseursalons zunächst auf dieses hybride ZUGFeRD-Format setzen werden.
2. XRechnung: Ein reines XML-Format, das speziell für die maschinelle Verarbeitung geschaffen wurde. Solche E-Rechnungen bestehen also nur aus strukturierten Daten. „XRechnungen können nur mit einem speziellen Viewer für E-Rechnungen angesehen werden. Da uns Friseuren sicher auch die ein oder andere XRechnung in Haus flattern wird, müssen wir auch darauf bereits vorbereitet sein.

Es gibt weitere Formate von E-Rechnungen, die vor allem im internationalen Geschäftsverkehr von Bedeutung sind. Dazu zählen z.B. Peppol BIS, EDIFACT, UBL und Factur-X. Für uns Friseure sollte es in der Regel ausreichen, wenn wir zunächst die oberen beiden Formate (ZUGFeRD und XRechnung) einsehen und in unserer Buchhaltung verarbeiten können.

Registrierkassenpflicht und Meldepflicht für Friseure

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme. Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, endet die Meldepflicht am 31. Juli 2025. Die „Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme“ verpflichtet Unternehmer, dem Finanzamt bestimmte Informationen zum im Betrieb verwendeten elektronischen Kassensystem zu übermitteln.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle betroffenen Kassensysteme über die einheitliche digitale Schnittstelle (DSFinV-K) angemeldet und mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Diese Maßnahme ist Teil der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und zielt auf die Manipulationssicherheit elektronischer Aufzeichnungssysteme.

Wer ist betroffen?

Dies betrifft alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer, die elektronische Registrierkassen verwenden. Betroffen sind alle Friseurunternehmen, die elektronische Kassensysteme nutzen - dazu zählen moderne Registrierkassen, PC-Kassensysteme oder Tablet-Kassenlösungen. Auch Betriebe mit mehreren Filialen oder mobilen Kassenlösungen (z. B. Stuhlmietende) unterliegen der Meldepflicht.

Das gilt gleichermaßen für gemietete oder geleaste elektronische Kassensysteme, auch diese müssen angemeldet werden! Ausgenommen sind Betriebe, die ausschließlich offene Ladenkassen führen (z. B. Bargeld in einer Geldkassette ohne digitale Aufzeichnung). Diese sind nicht verpflichtet, eine elektronische Kasse zu verwenden - allerdings gelten auch hier strenge Aufzeichnungspflichten.

Was muss gemeldet werden?

Gemeldet werden müssen folgende Angaben:

• Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
• Art der verwendeten Sicherheitseinrichtung (TSE) und deren Zertifizierungs-ID
• Seriennummer der Registrierkasse
• Datum des Kaufs und Datum der Inbetriebnahme oder Datum der Außerbetriebnahme

Wie wird gemeldet?

Die Meldung erfolgt elektronisch über das Online-Portal ELSTER (www.elster.de). Dort steht das Formular „Anmeldung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit TSE“ zur Verfügung. Die Meldung muss vom Unternehmer oder einer bevollmächtigten steuerlichen Vertretung (z. B. Steuerberater*in) eingereicht werden.

Welche Fristen gelten noch?

• Anschaffung Kassensystem vor dem 1. Juli 2025: Bis spätestens 31. Juli 2025 melden
• Anschaffung Kassensystem ab dem 1. Juli 2025: Innerhalb eines Monats nach Anschaffung melden
• Außerbetriebnahme des Kassensystems vor dem 1. Juli 2025: Keine Meldung erforderlich
• Außerbetriebnahme des Kassensystems ab dem 1. Juli 2025: Innerhalb eines Monats melden

Was passiert, wenn man die Kassenpflicht nicht erfüllt?

Bei der Verwendung von nicht ordnungsgemäßen Kassensystemen fallen bereits heute verschiedene Bußgelder und Strafen an. Daher ist es wahrscheinlich, dass bei Verstößen gegen die Kassenpflicht in Deutschland erhebliche Strafen verhängt werden. Die aktuellen Strafen für den Nicht-Einsatz einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) im Kassensystem werden beispielsweise in §379 Abs. 1 Nr. 1 der Abgabenordnung (AO) aufgeführt.

Auswahl des richtigen Kassensystems für Friseure

Moderne Kassensysteme für Friseure können viel mehr als nur kassieren. Zahlreiche Anbieter eignen sich für Friseursalons. Die Preise sind so unterschiedlich wie der Leistungsumfang. Friseure haben die Qual der Wahl: Allround-Kassensystem oder Branchenlösung? Eine Kassensystem-Pflicht gibt es in Deutschland nicht - wohl aber strenge rechtliche Vorgaben. Auch für Friseure. Beim Kauf eines Friseur-Kassensystems unterstützen wir Sie gerne.

Ob im Salon oder außer Haus: Mit einem modernen Kassensystem sind Bezahlvorgänge schnell und effizient erledigt. So bleibt mehr Zeit für Kundenbetreuung und -gespräche. Friseure haben besondere Anforderungen an Kassensysteme. Ob neue Aushilfe, Azubi oder Meister kurz vor der Rente, alle Mitarbeitenden müssen problemlos damit zurechtkommen - auch, wenn die Chefin nicht vor Ort und der Salon gut gefüllt ist.

Im Friseursalon arbeiten häufig viele unterschiedliche Menschen. Alle sollen i.d.R. kassieren können. Bestimmte Funktionen, Statistiken und Auswertungen sind oft aber nur für einige Mitarbeitende vorgesehen. Friseursalons sind der Inbegriff des kundenorientierten Dienstleistungsbetriebs. Nur wer sich hier wohlfühlt, lässt den Friseur mit gutem Gefühl an das eigene Haar - und kommt regelmäßig wieder. Damit Ihr Kunde König bleibt, müssen Sie ihn (er)kennen. Ein gutes Kassensystem unterstützt Sie dabei mit cleverem Kundenmanagement.

Auf einen Blick sieht jeder Angestellte im System, dass Herr Möller Stammkunde ist, seinen Kaffee schwarz trinkt und welche Haartönung seine Frau alle 6 Wochen bekommt. Die meisten Salons bevorzugen das Termingeschäft. Lag früher meist ein dickes, abgegriffenes Terminbuch bzw. ein Kalender auf dem Tresen neben dem Telefon, werden heute digitale Terminplaner im Friseurgewerbe immer beliebter. Moderne Kassensysteme bieten Schnittstellen zu Ihrem Termintool oder haben gleich eine integrierte Terminmanagement-Funktion. Ist auch die Online-Terminbuchung möglich, freut das nicht nur Ihre Kundschaft, sondern entlastet auch Ihre Mitarbeitenden.

Spritzwasser, Haarspray, Gel oder ein Klecks Haarfarbe sollten Ihre Kasse nicht gleich in die Knie zwingen. Achten Sie darauf, dass die verwendete Hardware robust ist und problemlos feucht abgewischt werden kann, wenn nötig. Für professionelle Kassen-Hardware ist das i.d.R. gegeben.

Wichtige Funktionen für Friseur-Kassensysteme

• Kundenmanagement: Erfassen und Verwalten von Kundendaten
• Terminplanung: Integration von Terminplanern oder Schnittstellen zu bestehenden Tools
• Produktverkauf: Einfache Abwicklung von Produktverkäufen
• Gutscheinverwaltung: Erstellung und Verwaltung von Gutscheinen
• Berichterstellung: Umsatzstatistiken und Auswertungen

Allround-Kassensysteme vs. Branchenlösungen

Infrage kommen für Friseure sowohl Kassensysteme, die für den Einsatz in unterschiedlichen Branchen konzipiert sind, als auch spezielle Friseur-Kassensysteme. z. B. richten sich zwar nicht explizit nur an Friseure, können in vielen Friseursalons aber gut verwendet werden. Auch Terminbuchungen sind etwa mit Tillhub und Etron möglich. Wer ein mobiles All-in-one-Kassensystem sucht, wird z. B. bei dem orderbird MINI von orderbird fündig.

Speziell auf die Friseurbranche ausgerichtete Kassensysteme mit für den Friseurbedarf maßgeschneiderten Funktionen sind z. B. COMCASH oder Studiolution. Wir helfen Ihnen, das für Sie beste Friseur-Kassensystem zu finden. Sie sagen uns, was Sie brauchen - wir finden passende Anbieter.

Ob Sie mit einem Allround-Kassensystem wie tillhub, ready2order oder Etron oder einem speziellen Salon-Kassensystem besser fahren? Wir wissen es nicht. Mit einer Branchenlösung für Friseure wie COMCASH oder Studiolution können Sie sicher sein, dass alle im Salon typischerweise benötigten Funktionen vorhanden sind. Große, etablierte Allround-Kassensysteme wie ready2order oder Tillhub hingegen werden aufgrund ihrer breiten Zielgruppe ständig in großer Geschwindigkeit weiterentwickelt, an neue Technologien oder Herausforderungen angepasst und bieten häufig zu guten Preisen die gleichen Features wie die Branchenprofis.

Checkliste für die Auswahl des richtigen Kassensystems

1. Anforderungen definieren: Was muss ein Kassensystem zwingend können, um Sie bestmöglich im Friseuralltag zu unterstützen? Sind alle oben genannten Funktionen für Ihren Salon gleich wichtig? Oder haben Sie besondere Bedürfnisse abseits der Standard-Funktionen?
2. Hardware prüfen: Welche Hardware ist bei Ihnen bereits vorhanden? Was ist Ihnen bei der Kassenhardware wichtig?
3. Angebote vergleichen: Vergleichen Sie konkrete, individuelle Angebote statt Preise auf den Anbieterwebseiten.
4. Testversionen nutzen: Oft bieten Kassensystem-Hersteller kostenlose Testversionen oder Demos an.

Kosten für ein Friseur-Kassensystem

Für ein für Salons geeignetes, einfaches Kassensystem können Sie, je nach Anbieter und Funktionsumfang, mit einer Spanne zwischen ca. 5 bis 50 Euro monatlich für die Kassensoftware rechnen. Hinzu kommen Kosten für die Hardware, ggf. eine TSE (falls nicht im Tarif inklusive) und bei manchen Anbietern eine einmalige Aktivierungsgebühr. Auch die Preismodelle unterscheiden sich: Viele Kassenanbieter vertreiben inzwischen Cloud-Kassensysteme. Hier zahlen Sie i.d.R. monatlich oder jährlich und erwerben damit ein Nutzungsrecht. Manche Kassensysteme können Sie auch leasen oder kaufen.

Beachten Sie: Die Preise für die günstigsten Tarife unterscheiden sich teils erheblich. Das gilt allerdings meist auch für den Funktionsumfang. Sehen Sie also genau hin, ob das vermeintlich günstigste Kassensystem zu diesem Preis alle Funktionen bietet, die Sie benötigen.

Kassenführung im Detail

Wer in Deutschland Bargeld entgegennimmt, kommt an der gesetzeskonformen Kassenführung nicht vorbei. Gerade für kleine Unternehmen, Selbstständige oder alle, die täglich mit Barumsätzen zu tun haben, kann das schnell zur Herausforderung werden. In diesem Artikel erfährst Du, welche Pflichten bei der Kassenführung gelten, wann ein Kassenbuch, eine Registrierkasse oder eine offene Ladenkasse notwendig ist, welche rechtlichen Konsequenzen bei Fehlern drohen - und wie Du die Anforderungen im Alltag rechtssicher umsetzt.

Ob Kiosk, Café, Friseursalon oder Taxiunternehmen - in vielen Geschäftsmodellen gehört Bargeld nach wie vor zum Alltag. Genau hier setzt die ordnungsgemäße Kassenführung an. Sie sorgt für Transparenz, schützt vor steuerlichen Nachteilen und ist ein zentraler Baustein für die Buchhaltung. Denn jede Barzahlung muss einzeln erfasst und dokumentiert werden - das schreibt die Einzelaufzeichnungspflicht vor. Damit Du Deine Kassenführung rechtssicher aufstellst, ist es wichtig, die gesetzlichen Anforderungen genau zu kennen.

Grundsätzlich gilt: Wer als Unternehmer:in oder Selbstständige:r Bargeld annimmt, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch führen. Dabei ist die Art der Gewinnermittlung entscheidend. Kapitalgesellschaften oder bilanzierende Betriebe unterliegen strengeren Vorgaben und müssen ihre Kassenbewegungen lückenlos dokumentieren. Das bedeutet: Jeder Kassiervorgang muss einzeln aufgezeichnet werden (Einzelaufzeichnungspflicht), und zwar in chronologischer Reihenfolge.

Bargeldintensive Unternehmen

Vor allem bargeldintensive Unternehmen stehen im besonderen Fokus der Finanzverwaltung. Nicht jedes Unternehmen ist automatisch bargeldintensiv. Als Faustregel gilt: Wenn mehr als zehn Prozent Deiner Einnahmen bar erfolgen - etwa in in der Gastronomie, im Einzelhandel, in Friseur- oder Kosmetikstudios, bei Taxiunternehmen oder auf Wochenmärkten -, dann gilt Dein Geschäft als bargeldintensiv. Die Finanzverwaltung erwartet hier eine besonders sorgfältige Dokumentation.

Konsequenzen bei Fehlern

Wenn die Kassenführung nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, kann das ernsthafte Folgen haben. Schon kleinste Fehler - wie fehlende Belege, unklare Einträge oder das Fehlen eines Zählprotokolls - gelten im Zweifel als Manipulation. Das Finanzamt darf in solchen Fällen Hinzuschätzungen vornehmen.

Das Kassenbuch

Ein Kassenbuch ist die Grundlage dafür, alle Bargeldbewegungen in Deinem Unternehmen sauber und nachvollziehbar festzuhalten. Jeder Betrag, der bar eingenommen oder ausgegeben wird, muss darin lückenlos und chronologisch erfasst werden. Das Kassenbuch ist kein eigenständiges Kassensystem, sondern ein zentrales Dokumentationsmittel - vor allem bei der Nutzung einer offenen Ladenkasse. Ein fehlerhaft geführtes Kassenbuch kann bei einer Prüfung schnell teuer werden.

Wichtig: Kassenaufzeichnungen - egal ob handschriftlich oder digital - müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Dazu zählen auch Belege, Kassenberichte und Zählprotokolle.

Offene Ladenkasse vs. Registrierkasse

Wenn es um die ordnungsgemäße Kassenführung geht, stehen Unternehmen oft vor der Frage: Offene Ladenkasse oder Registrierkasse - was passt besser zum eigenen Geschäftsmodell? Für beide Varianten gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD).

Die offene Ladenkasse ist die einfachste Form der Kassenführung - etwa eine klassische Geldkassette oder Schublade ohne technisches System. Sie ist nur erlaubt, wenn keine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse besteht. Die Herausforderung: Bei einer offenen Ladenkasse ist die Nachvollziehbarkeit besonders kritisch. Du musst jederzeit nachweisen können, wie der Kassenbestand zustande kommt.

Eine elektronische Registrierkasse ist ein technisches System zur Erfassung von Barumsätzen, das vor allem in bargeldintensiven Unternehmen zum Einsatz kommt. Seit 2020 gilt die sogenannte Registrierkassenpflicht für viele Unternehmen: Eine Kasse muss mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, um Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen auszuschließen. Diese TSE speichert jede Transaktion manipulationssicher und stellt eine digitale Signatur bereit. Auch PC-Kassen oder Cloud-Kassen zählen zu den elektronischen Kassensystemen.

Vergleichstabelle: Kassenbuch vs. Registrierkasse

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Die sogenannte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist seit 2020 fester Bestandteil der Kassenführungspflicht. Ihr Ziel: Manipulationssicherheit. Jede Transaktion wird digital signiert, gespeichert und revisionssicher abgelegt.

Ob Du nun eine elektronische Registrierkasse kaufen möchtest oder bereits eine nutzt: Sie muss TSE-fähig sein. Auch Cloud-basierte Kassensysteme benötigen eine zertifizierte Online-TSE.

Wer sich nicht an die gesetzlichen Vorschriften zur Kassenführung hält, riskiert empfindliche Strafen - auch wenn es nur vermeintliche Kleinigkeiten sind. Schon die Nutzung einer Registrierkasse ohne TSE gilt als Verstoß. Unzureichende oder manipulierte Kassenberichte, fehlende Einzelaufzeichnungen oder ein nicht aktiviertes TSE-Modul können im Prüfungsfall massive Folgen haben.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht und die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme stellen Friseure vor neue Herausforderungen. Es ist wichtig, sich frühzeitig mit den neuen Bestimmungen auseinanderzusetzen und die notwendigen Schritte zur Umsetzung zu unternehmen. Die Wahl des richtigen Kassensystems, die Einhaltung der Kassenführungspflichten und die fristgerechte Meldung der Systeme sind entscheidend, um Strafen zu vermeiden und den Geschäftsbetrieb reibungslos fortzuführen.

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