Auch aktuell ist es jedem Unternehmer erlaubt eine offene Ladenkasse zu führen, solange die Vorschriften der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) beachtet werden. Mit Inkrafttreten des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung wesentlich erhöht worden.
Gesetzliche Grundlagen und Einzelaufzeichnungspflicht
Zum 29.12.2016 ist das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen in Kraft getreten. Mit der Neuregelung dieses Gesetzes wurde die Bedeutung der „Einzelaufzeichnungspflicht“ deutlich verschärft.
Diese gesetzliche Neuregelung trifft damit vor allem Unternehmen, wo bisher eine „offene Ladenkasse“ geführt und die Summe der Tageseinnahmen mittels Tageskassenbericht ermittelt wurde. Diese sind jetzt ausdrücklich zur Einzelaufzeichnung jedes Umsatzes verpflichtet. Die Beachtung der Einzelaufzeichnungspflicht gehört zu den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.
Im Urteil vom vom 12.05.66 lautet dies wie folgt: „Dabei erfordern nach Auffassung des Senats die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in der Regel die Aufzeichnung jedes einzelnen Handelsgeschäfts in einem Umfang, der eine Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht.“ Die Einzelaufzeichnungspflicht verlangt daher die genaue Bezeichnung des Geschäftspartners und der Leistung.
Im Prinzip verlangt die Einzelaufzeichnungspflicht die penible Aufzeichnung der wesentlichen Vertragsbestandteile, also der essentialia negotii. Wer kauft was von wem? Sie können die Einzelaufzeichnungspflicht auch mit den 5 W´s beschreiben: wer will was von wem woraus?
Mit der Erfüllung der Einzelaufzeichnungspflicht werden oberfllächliche Rechnungen noch auffälliger und führen zum Aufspüren von Scheinrechnungen. „Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners.
Mit der Neufassung des § 146 Abs. 1 AO wird erstmals eine tägliche Einzelaufzeichnungspflicht gesetzlich normiert. Der Hintergrund ist, dass einzelne Umsätze zu Prüfzwecken einzeln erfasst werden sollen, damit man später sehen kann, ob diese etwa nachträglich zu Unrecht gelöscht wurden.
Die Einzelaufzeichnung gibt also Ansatzpunkte für Kontrollen und Verprobungen. Haben Sie nur den Gesamtumsatz von 3.450 € in der Kasse gebucht, wissen Sie nicht, wie der sich zusammensetzt und können nachträgliche Löschung allein aus der Summe nicht erkennnen. So muss der Einzelumsatz heute von 19:43 Uhr über 29,50 € auch morgen noch in den Einzelaufzeichunngen enthalten sein.
Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht
Während bisher die Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht eher großzügig gehandhabt wurde, existiert nun eine klare Ausnahmeregelung. Diese Einzelaufzeichnungspflicht ist jedoch aus Zumutbarkeitsgründen beim Verkauf von Waren von geringem Wert an eine Vielzahl unbekannter Kunden suspendiert (aus Zumutbarkeitsgründen nicht erfüllbar) wenn nicht der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinn des § 146 a AO, also eine elektronische Kasse, verwendet. Anders formuliert: in die Kasse kann man schnell einzelne Umsätze eintippen.
Damit besteht für die Steuerpflichtigen, die eine elektronische Kasse nutzen, auch die Einzelaufzeichnungspflicht, wenn sie geringwertige Wirtschaftsgüter an eine Vielzahl unbekannter Kunden verkaufen. Namen müssen dann aber wohl nicht erfragt und festgehalten werden.
Allerdings müssen die Kunden unbekannt sein und es muss eine Vielzahl von Kunden vorhanden sein und die Dienstleistungen müssen von geringem Wert sein. Was heißt Vielzahl? Wieviele sind das? Und in welchem zeitlichen Rhythmus dürfen oder können die kommen? Und wo genau die Wertgrenze beragsmäßig liegt, weiß auch keiner so richtig genau. Das könnten so 10-15 € pro Produkt heute vielleicht sein. Grundlage: BFH v.
Ausgehend von dem BFH-Urteil vom 12.05.1966 (IV 472/60) hielt der BFH damals bei einem Bäcker die Einzelaufzeichnungsverpflichtung der Vielzahl von verkauften Brötchen und Brote und Stückchen für unverhältnismäßig, sodass es diesem Bäcker nicht zumutbar war, die Verkäufe einzeln aufzuzeichnen.
Erst beim richtigen Massengeschäft - halten sich hier das Bild des Bäckers vor Augen, bei dem die Schlange der Kunden bis an die Tür steht, ist es unzumutbar, dass dieser Bäcker die Vielzahl der geringwertigen Wirtschaftsgüter einzeln aufzeichnet, um die Schlange immer noch länger werden zu lassen und jeden einzelnen Umsatz, jedes Brötchen, jedes Brot und jedes Kaffeestückchen einzeln zu erfassen.
Damit muss also auch derjenige, der eine offene Ladenkasse führt, mit Strichlisten oder in einem Art Umsatzbuch die einzelnen Umsätze einzeln erfassen, wenn er nicht ausnahmsweise die Unzumutbarkeit für sich reklamiert und beweisen kann. Nichts anderes gilt auch für den Taxifahrer: auch der muss jede Fahrt einzeln erfassen.
Aber wenn die Finanzverwaltung den Eindruck hat, dass Strichlisten manipuliert werden könnten, wird sie dazu übergehen, weitere, intensivere und verprobbare Aufzeichnungsmethoden zu fordern. Dann muss vielleicht die Uhrzeit oder weitere Details zu der jeweiligen Dienstleistung aufgeschrieben werden, beim Taxi etwa die Fahrstrecke und der Abfahrts- und der Ankunftsort, um dann später kontrollieren zu können, ob tatsächlich jede Fahrt aufgezeichnet wurde.
Besonderheiten für Friseurbetriebe
Die Frage der Zumutbarkeit stellt sich nicht mehr, wenn die Voraussetzungen für eine Ausnahmeregelung nicht vorliegen. Das trifft auf Friseurbetriebe in besonderem Maße zu. Werden die Aufzeichnungen nicht über ein elektronisches Aufzeichnungssystem geführt, müssen diese handschriftlich erfolgen.
Da ihre Kundschaft meist namentlich bekannt ist oder eine Kundendatei geführt wird, ist es für Friseure nach dem Willen des Gesetzgebers zumutbar, Einzelaufzeichnungen zu führen. Selbst wenn keine Kundendatei vorliegen sollte, gehen sowohl die Kundennamen als auch die durchzuführenden Leistungen regelmäßig aus den Anmeldungen und Terminabsprachen hervor.
Die Ausnahmeregelungen für die Einzelaufzeichnungspflicht sind deshalb grundsätzlich nicht auf die hier besprochenen Betriebe (Friseurbetriebe & Co.) übertragbar. Nach Auskunft des Branchenfachverbands überwiegt im Friseurhandwerk Laufkundschaft mehr und mehr die namentlich erfassten Stammkunden. In diesen Fällen sind die Betriebe bedingt mit Verkäufern von Waren vergleichbar.
Soweit sich nämlich die Leistungen auf die Laufkunden erstrecken, erbringt der Unternehmer eine Vielzahl von Dienstleistungen an nicht bekannte Personen.
Um wieviel Sekunden oder Minuten für einen Strich bei den Herrnhaarschnitten in der Einzelaufzeichnung verlängert sich die Schlange der Wartenden? Wenn allerdings die Friseurin immer wieder Zeit hat und auch bei der Verabschiedung diesen Haarschnitt aufzeichnen könnte, warum soll da dann die Einzelaufzeichnung unzumutbar sein?
Man wird hier waschen frisieren schneiden färben als eine einheitliche Dienstleistung ansehen müssen und diese ist dann nicht mehr von geringwertiger Höhe, so dass diese einzelnen aufzuzeichnen ist. Durch die Zerteilung der Gesamtleistung lässt sich die Einzelaufzeichnungsverpflichtung nicht umgehen.
Färben, Föhnen, Frisieren! - Prüfungsstress für Nachwuchs-Friseure | Focus TV Reportage
Offene Ladenkasse und ihre Anforderungen
Eine sogenannte „offene Ladenkasse“ liegt vor, wenn am Anfang des Tages das Geld in der Kasse gezählt wird und am Ende des Tages. Der Unterschiedsbetrag, gegebenenfalls bereinigt um Ausgaben und Privateinnahmen, sind die Tageseinnahmen. Diese Art der Einnahmenermittlung entspricht nicht dem Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht.
Bei der offenen Ladenkasse muss am Ende eines jeden Tages ein sogenannter „Kassenbericht“ erstellt werden. Dieser muss klar erkennen lassen, dass zunächst die Kasse gezählt wurde, am besten mit einem Zählprotokoll, davon der Kassenbestand am Ende des Vortages abgezogen wird und anschließend eine Bereinigung der Ausgaben usw. erfolgt. Am Ende ergeben sich so die Tageseinnahmen.
Bei der Ermittlung der Einnahmen aufgrund von Einzelaufzeichnungen wird für jede Einnahme eine Quittung ausgestellt. Beim Einsatz von digitalen Registrierkassen ist seit 1.1.2017 zwingende Voraussetzung, dass diese jede Einnahme (und Ausgabe) einzeln aufzeichnen und dauerhaft unveränderbar aufzeichnen. aufbewahrt werden. Daneben sind u.a.
Technische Anforderungen und Kassensysteme
Bei vielen Kassensystemen ist es heutzutage möglich, dass digitale Grundaufzeichnungen, wie z.B. die Tageseinnahmen in einer elektronischen Registrierkasse, unerkannt im Nachhinein gelöscht oder geändert werden können. Um eine nachträgliche Änderung dieser digitalen Aufzeichnungen zu verhindern, verlangt das Gesetz die Einführung technischer Maßnahmen zur dauerhaften Sicherung einmal erfasster Daten in Form eines Sicherheitsmoduls, eines Speichermediums oder einer digitalen Schnittstelle.
Derzeit gibt die Finanzverwaltung keinerlei Informationen, welche Kassensysteme diese Voraussetzungen erfüllen und welche nicht. Das neue Gesetz sieht vor, dass Kassensysteme zertifiziert werden sollen, so dass sofort erkennbar ist, dass die Voraussetzungen erfüllt sind. Im Moment sollte sich jeder Unternehmer vom Hersteller seines Kassensystems schriftlich bestätigen lassen, dass sein System zertifizierungsfähig ist.
Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten. Sollte dies technisch nicht möglich sein, sind die Daten auf einem externen Datenträger zu speichern.
Kassennachschau
Zur Prüfung dieser Vorgaben ist die Kassennachschau in das Gesetz aufgenommen worden. Das bedeutet in der Praxis, dass die Finanzverwaltung berechtigt ist, jederzeit einen Prüfer unangemeldet zu schicken, der prüft, ob eine ordnungsmäßige Kassenführung und sämtliche notwendigen Dokumentationsunterlagen vorliegen.
Insbesondere sollen die Unternehmer dafür Sorge tragen, dass sämtliche Einnahmen aufgezeichnet werden und diese im Nachhinein auch nicht mehr geändert werden können. Wie die Unternehmer sicherstellen können, dass sie diese Voraussetzungen mit Ihrem Kassensystem erfüllen, steht derzeit noch nicht fest. Insbesondere vor dem Hintergrund einer möglichen Kassennachschau und empfindlichen Geldbußen sollte hierfür jedoch möglichst umfassend Sorge getragen werden.
Weitere Aspekte
Durch manipulierte Kassen entstehen nach Schätzung der Finanzverwaltung jährlich Steuerausfälle in Milliardenhöhe. Aus diesem Grund trat Ende Dezember 2016 das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen - das sogenannte Kassengesetz - in Kraft. Der Gesetzgeber will damit Steuerausfällen entschieden entgegentreten.
Buchführungspflichtige Steuerpflichtige haben für Bargeldbewegungen ein Kassenbuch (ggf. in der Form aneinandergereihter Kassenberichte) zu führen. Eine ordnungsgemäße Einnahmen-Überschussrechnung setzt (lediglich) voraus, dass die Höhe der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch geordnete und vollständige Belege nachgewiesen wird. Der Grundsatz der Pflicht zur Einzelaufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls gilt nach Auffassung des BMF unabhängig von der Gewinnermittlungsart.
So fallen auch Steuerpflichtige, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, unter diesen Grundsatz. Dem Grundsatz der Einzelaufzeichnung folgend, bedeutet „Einzelaufzeichnung“ nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners. Diese Grundsätze gelten nach Auffassung des BMF auch für sämtliche Bareinnahmen und Barausgaben. Jeder Steuerpflichtige, der eine gewerbliche, berufliche oder land- und forstwirtschaftliche Tätigkeit selbständig ausübt, ist von diesen Grundsätzen betroffen.
Das BMF beanstandet es nicht, wenn Kundendaten (insbesondere der Name) nicht aufgezeichnet werden, sofern diese nicht zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls benötigt wird. Dies gilt auch dann, wenn ein elektronisches Kassensystem eine Kundenerfassung und Kundenverwaltung zulässt, die Kundendaten aber tatsächlich nicht oder nur teilweise erfasst werden. Soweit Aufzeichnungen über Kundendaten aber tatsächlich geführt werden, sind sie aufbewahrungspflichtig.
Checkliste für die Einzelaufzeichnung
- eindeutig bezeichneter Artikel / erbrachte Dienstleistung
- endgültiger Einzelverkaufspreis
- Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
- vereinbarte Preisminderungen
- Zahlungsart
- Datum
- Zeitpunkt des Umsatzes (Uhrzeit)
- verkaufte Menge bzw.
Sofern der Steuerpflichtige nachweisen kann, dass die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls nicht zumutbar ist, weil es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, kann von der Einzelaufzeichnungspflicht Abstand genommen werden. Diese Möglichkeit besteht allerdings nur, wenn kein elektronisches Kassensystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird. Wird ein elektronisches Kassensystem verwendet, gilt immer die Einzelaufzeichnungspflicht.
Die Ausnahme von der Einzelaufzeichnung aus Zumutbarkeitsgründen bei Führung einer offenen Ladenkasse ist sowohl bei Warenverkäufen als auch bei Dienstleistungen anwendbar.
Aber: Bei Dienstleistungen sind dennoch Einzelaufzeichnungen nach Auffassung des BMF zu führen, wenn der Kundenkontakt etwa der Dauer der Dienstleistung entspricht und der Kunde auf die Ausübung der Dienstleistung üblicherweise individuellen Einfluss nehmen kann (beispielsweise im Friseurhandwerk, in Kosmetikstudios, in Praxen für Physiotherapie, beim Reitunterricht etc.).
Offene LadenkasseWird in einem bargeldintensiven Betrieb eine offene Ladenkasse verwendet (Einzelhandel) und werden Waren an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft, wird auf die Pflicht für Einzelaufzeichnungen verzichtet.Dies gilt mit Einschränkungen auch bei Dienstleistungen:Ist der Geschäftsbetrieb auf eine Vielzahl von Kundenkontakten ausgerichtet und der Kundenkontakt im Wesentlichen auf die Bestellung und den kurzen Bezahlvorgang beschränkt, kann auf Einzelaufzeichnungen verzichtet werden.
Entspricht der Kundenkontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung (z. B.
Nach Schätzungen des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) liegt in bargeldintensiven Branchen, also in Geschäften mit hohen Bareinnahmen wie z. B. Gaststätten, Kiosk, Friseure, Taxiunternehmen usw., die Höhe der nicht erklärten Einnahmen bei bis zu 50 %. Grundsätzlich muss nur ein bilanzierungspflichtiger Unternehmer ein Kassenbuch führen. Das dürfte auf die wenigsten „bargeldintensiven“ Unternehmen zutreffen. Trotzdem ist das kein Freibrief dafür, dass die Einnahmen nicht erfasst werden müssen. Auch Unternehmer, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung („EÜR“) ermitteln, müssen ihre Einnahmen dokumentieren. Hierbei besteht grundsätzlich Einzelaufzeichnungspflicht.
tags: #einzelaufzeichnungspflicht #offene #ladenkasse #friseur #ausnahmen