GoBD-Zertifizierte Software für Friseure: Anforderungen und Umsetzung

Eine Kasse muss aktuell viele verschiedene Anforderungen erfüllen, um bei einer Prüfung nicht beanstandet zu werden. Im Friseurgeschäft ist eine optimale administrative Abwicklung an der Kasse von großer Bedeutung.

Gesetzliche Anforderungen an Kassensysteme

Alle angebotenen Registrierkassen, Kassensysteme und Kassensoftware erfüllen laut Herstellern alle gesetzlichen Anforderungen, sind GoBD- & GDPdU-konform, haben eine TSE-Schnittstelle und eine einheitliche Schnittstelle für den Betriebsprüfer nach DSfinV-K (oder sind fristgerecht umrüstbar). Beim Kauf erhalten Sie eine schriftliche Bestätigung.

Hier ist ein kleiner Überblick über die verschiedenen zeitlichen Abläufe der gesetzlichen Anforderungen:

• 1.1.2025: Eine neue Meldepflicht tritt in Kraft, welche die erstmalige Anmeldung eines neuen Systems, aber auch den Austausch, die Außerbetriebnahme und einen Standortwechsel beinhaltet.
• 1.1.2024: Meldepflicht für Kassensysteme und deren zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) über das Elster-Online-Portal.
• 1.1.2024: Neue Pflichtangaben für den Kassenbon (Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems, fortlaufender Signaturzähler der TSE).
• 1.7.2022: Neue DSFinV-K-Schnittstelle Version 2.3.
• 28.5.2022: Grundpreise dürfen nur noch auf Kilogrammbasis ausgewiesen werden; Ausweis eines Referenzpreises bei allgemeinen Rabatten.
• 1.1.2020: Verbot von Kassen ohne GoBD-Speicherung; Bonausgabepflicht.

Wesentliche Regeln für eine GOBD-Kasse

• Einzelaufzeichnung: Jeder Kassiervorgang muss grundsätzlich einzeln aufgezeichnet werden.
• Manipulationssicherheit: Eine GOBD Kasse darf nicht manipuliert werden können. Der Betreiber der Kasse muss dies gegenüber dem Finanzamt mit einem TSE-Zertifikat dokumentieren.
• Belegausgabepflicht: Händler müssen an ihre Kunden Belege ausgeben. Ist dies technisch nicht möglich, muss der Händler mit häufigeren Betriebsprüfungen durch das Finanzamt rechnen.
• Registrierung der Kasse beim Finanzamt: Jede elektronische Kasse und jedes elektronische Bezahlsystem muss beim Finanzamt angemeldet sein.

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Elektronische Kassen und Kassensysteme benötigen eine sogenannte technische Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE), die eine Manipulation des Datenspeichers verhindert. Bei der TSE wird zwischen einer Hardware- und der Cloud-TSE unterschieden.

Nicht alle elektronischen Kassen sind TSE-fähig, daher gibt es folgende Bestimmungen:

• Elektronische Kassen, die vor dem 26.11.2010 angeschafft wurden, dürfen ab 1.1.2020 nicht mehr verwendet werden.
• Systeme, die nach dem 26.11.2010 angeschafft wurden, müssen mit einem TSE-Modul nachgerüstet werden.
• Systeme, die nach dem 26.11.2010 angeschafft wurden, und nicht auf TSE umzurüsten sind, dürfen ab dem 31.12.2022 nicht mehr verwendet werden.

GoBD-Konforme Kassensoftware: COMCASH

Die Kassensoftware COMCASH erfüllt stets sämtliche rechtliche Vorgaben, so dass alle Anwender:innen, die die aktuelle Version verwenden, prüfungssicher damit arbeiten können. Darüber hinaus ist COMCASH mehrfach offiziell zertifiziert.

Audicon hat die GoBD-Export-Schnittstelle von COMCASH genau unter die Lupe genommen und ihre technische Korrektheit bescheinigt. Alle drei Diagnoselevel wurden mangelfrei durchlaufen. Das Ergebnis: Bestanden. Bestanden. Bestanden. Dadurch wurde offiziell erklärt, dass der Datenexport über die GoBD-Schnittstelle von COMCASH dem von der Finanzverwaltung vorgegebenen Beschreibungsstandard entspricht.

Die Exportschnittstelle von COMCASH ist ebenso nach dem neuesten DSFinV-K 2.3 Standard (Pflicht seit 01.07.2022) sowie DSFinV-K 2.4 (2024) zertifiziert.

Checkliste: Funktionen, die ein Kassensystem im Friseursalon haben sollte

Welche Funktionen sollte ein Kassensystem im Friseursalon eigentlich besitzen?

• Bedienbarkeit: Das System sollte intuitiv gestaltet sein und idealerweise einen Touchscreen haben.
• Finanzamt-Konformität und Datensicherheit: Das System muss GoBD-konform sein.
• Termin-Eingabe: Das System sollte mit der Friseur-Software zur Terminbuchung zusammenarbeiten.
• Auswahl von Kundenbindungstools: Je mehr Daten das System erfasst, desto besser können Sie langfristig planen.
• On- und Offlineverfügbarkeit: Das System sollte auch offline funktionieren und Daten synchronisieren.
• Mitarbeiterverwaltung: Einige Systeme bieten die Möglichkeit, Dienstpläne einzusehen und Mitarbeiter für bestimmte Kunden zu blocken.

Was passiert, wenn die Kasse die Anforderungen nicht erfüllt?

Bei Nichterfüllen der Anforderungen kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt werden, was zu einer Schätzung mit unkalkulierbaren finanziellen Folgen führen kann. Weiterhin darf der Prüfer ein Verzugsgeld ab 2.500€ verlangen, wenn die Daten nicht zeitnah zur Verfügung gestellt werden können.

Kassennachschau und Betriebsprüfung

Das Finanzamt prüft die GOBD Kasse und die ordnungsmäßige Führung der Kasse entweder im Rahmen einer Betriebsprüfung oder im Rahmen einer unangekündigten Kassennachschau. Generell gilt: Je höher der Anteil an Barzahlungen, desto häufiger wird geprüft.

Branchen im Visier der Prüfer:

• Gastronomie
• Stationärer Einzelhandel
• Friseure und Beautysalons

Beim Kassensturz im Rahmen einer unangekündigten Kassennachschau vergleicht der Prüfer vom Finanzamt den Ist-Bestand der Kasse mit dem rechnerischen Sollbestand.

Empfehlungen für Friseure

Kontrollieren Sie, ob Ihre Kasse die neuen Anforderungen erfüllt und warten Sie nicht, bis es zu einer Prüfung kommt. Fragen Sie Ihren Steuerberater, nutzen Sie den Selbstcheck oder einen kostenlosen und unverbindlichen Beratungstermin.

Checkliste zur Kassensicherheit:

• Ist Ihre Kasse für den Anschluss einer technischen Sicherheitseinrichtung TSE vorbereitet?
• Hat Ihre Kasse die DSfinV-K konforme Schnittstelle für Ihren Prüfer?
• Verarbeitet Ihre Kasse Gutscheine (Einzweck/Mehrzweck) steuerlich korrekt?
• Ist Ihre Kasse jederzeit kassensturzfähig?
• Sind Sie für eine Kassennachschau vorbereitet?

Ausblick auf die Zukunft

Es ist wichtig, dass Friseursalons stets auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen bleiben und ihre Kassensysteme entsprechend anpassen. Die Investition in eine GoBD-zertifizierte Software ist eine Investition in die Zukunft und Sicherheit Ihres Unternehmens.

Tabelle: Wichtige Fristen und Anforderungen

tags: #gobd #zertifizierte #software #friseur #anforderungen

Populäre Artikel:

• Sören Bartol im Detail
• Augenbrauen fallen aus? Das sind die Gründe
• Die besten Shampoos im Vergleich
• Lösungen gegen Haarausfall
• Retro-Look für die Haare